En esta entrada vamos a seguir comentando los temas, que a nuestro juicio, más pueden preocupar a  los responsables de la contratación pública cuando deciden implantar la tramitación electrónica del expediente.

Después de tratar la seguridad jurídica del expediente, como elemento fundamental  vamos a tratar en esta entrada los siguientes asuntos.

Las fases de un expediente de contratación

Un expediente de contratación completo, tiene las siguientes fases: Preparación, Inicio, Publicación, Licitación, Adjudicación, Contratación, Ejecución, Extinción, Archivo.

Todas ellas, a su vez comprenden una serie de trámites y tareas que permiten realizar el procedimiento de contratación.

Parametrización y elementos básicos del expediente

Pero para que todos los usuarios entren en en momento adecuado  a realizar sus tareas se requiere una parametrización inicial e incorporar los datos básicos del expediente  que permiten al sistema funcionar.

La parametrización consiste fundamentalmente en dar de alta la organización, los usuarios, los roles, y los documentos, y los procedimientos que el sistema va a manejar.

Los datos básicos de cada expediente se requieren a los usuarios a través de una ficha denominada la Ficha de propuesta de expediente.

Flujos de tareas y motores de reglas

Una vez que el sistema se ha parametrizado, se han dado de alta los organismos y los usuarios, así como los roles y los permisos para gestionar y consultar expedientes, un usuario inicia un expediente a través de la Ficha porpuesta de expedientes.

Co la información básica del expediente, que puede ser completada por un gestor de contratación, se inicia los trámites de cada expediente según sus datos básicos: Tipo de procedimiento, importe , unidad promotora….

La forma de mover un expedientes es a través de motores de reglas y flujos de trabajo, que pueden irse perfeccionando con el uso.

La organización y sus cambios

Pero las administraciones como todas las organizaciones sufren cambios en sus organigramas. La suite de PLYCA está preparada para soportar un cambio organizativo y mover los expedientes en función de la nueva organización que se proponga.

Los tramites y  documentos del expediente.

Los trámites  del expediente pueden estar más o menos definidos. Hay una definición básica de los trámites que representa la adecuación de la tramitación del expediente a las normas de contratación vigentes.  Estos trámites se pueden refinar hasta los más mínimos detalles, llegando a implementarse un automatismo de la tramitación del expediente.  No obstante la tramitación con PLYCA dispone de herramientas que permiten repetir tramites o conjuntos de trámites, subsanar documentos, y en definitiva adaptarse ágilmente a la vida real que en el caso de la contratación puede llegar a  diferir bastante de lo que podría ser un procedimiento totalmente automatizado.

Los documentos en la tramitación de PLYCA pueden ser incorporados vía el procesador de textos propio del usuario que está anexando un documento o bien utilizando la herramienta de generación de plantillas.  A su vez estas plantillas pueden estar más o menos automatizadas, llegándose a proporcionar un alto porcentaje de la generación de los documentos habituales de la contratación, pliegos, informes, …

La firma electrónica y las copias auténticas  : convivencia formato papel y electrónico

Todos los documentos que expresan voluntad de los órganos de contratación, y que involucran plazos para la administración y el mercado deben estar  firmados con una firma reconocida. Esto los convierte en documentos electrónicos administrativos.  La firma electrónica impide que un documento pueda ser alternado, solo puede ser subsanado. La subsanación consiste en volver a generar el ciclo del documento electrónico: generación, visado y firma.

En el proceso de firma se producen los documentos que se pueden mover fuera del sistema  como copias auténticas y además se permite la incorporación de documentos en papel a través de la firma y diligencias de los gestores de contratación.

En la siguiente entrada veremos otros asuntos relativos a la tramitación electrónica del expediente tales como:

–      Las firmas masivas

–      Las notificaciones electrónicas: gestión y organización

–      Del formato electrónico a la automatización

–      Autonomía y competencia en el formato electrónico

–      Integraciones con otros sistemas: opciones y recomendaciones

–      Automatización de procesos

–      Automatización de documentos

–      El expediente electrónico: completitud, exportación y archivado

–      La convocatoria de mesas y comisiones.

APUNTATE AL PRÓXIMO SEMINARIO VIRTUAL (PINCHA AQUI)

¡ Os esperamos !