Seguimos comentando los asuntos más relevantes sobre la tramitación electrónica del expediente de contratación. En la anterior entrada hemos tratado las fases del expediente, la parametrización de la suite de PLYCA,  las tareas, trámites y documentos, la firma electrónica, y las copias auténticas ….

En esta nueva entrada y última entrada antes del próximo seminario vamos a tratar de aclarar un poco los siguientes asuntos relevantes:

–      Las firmas masivas

–      Las notificaciones electrónicas: gestión y organización

–      Del formato electrónico a la automatización

–      Autonomía y competencia en el formato electrónico

–      Integraciones con otros sistemas: opciones y recomendaciones

–      Automatización de procesos

–      Automatización de documentos

–      El expediente electrónico: completitud, exportación y archivado

–      La convocatoria de mesas y comisiones.

Las firmas masivas.

Hay veces que el órgano de contratación tiene que firmar varios documentos a la vez, que han sido normalmente visados e incluso firmados por sus colaboradores. Esta función permite firmar hojeando los documentos de forma masiva.

Las notificaciones electrónicas.

La forma oficial de comunicación de actos administrativos es la notificación. En la suite de PLYCA se han introducido las comunicaciones electrónicas propias siguiendo los requisitos de la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. De igual manera la suite de PLYCA tiene capacidad de realizar integración con otros sistemas de notificaciones existentes. Todas las notificaciones se gestionan y controlan desde la propia suite, de forma que permite ahorrar tiempo y sobre todo gestión de este trámite que a menudo suele demandar mucha tiempo y esfuerzo cuando se realiza en formato papel.

Desde el formato electrónico a la automatización.

Aunque se recomienda una transición al formato electrónico que inicialmente sea lo más simple y rápida posible, huyendo de los automatismos, la suite de PLYCA permite alcanzar estos automatismos a través del motor de reglas, flujos de tareas, y gestión de agentes y trámites, sin olvidar las integraciones con otros sistemas.

Integraciones con otros sistemas.

La contratación tiene relación con sistemas contables, de registros de contratos, de gestión de presupuestos….. con todos ellos se puede realizar la integración con  la suite de PLYCA. Con mayor o menor tiempo y esfuerzo dependiendo del tipo y complejidad de los sistemas a integrar. No obstante la recomendación es tratar de que esta integración sea lo menos intrusiva posible, y sobre todo que se realice a ser posible, una vez se esté utilizando  el sistema  y comprobado y verificado las necesidades exactas de integración, en función de la vida real y no de las suposiciones (varían mucho con un baño de realidad) de los agentes que intervienen.

Automatización de procesos y documentos.

Junto con las integraciones, forman el conjunto de actividades que se pueden englobar con el proceso de automatización. La experiencia nos muestra que estas automatizaciones suele ser muy complicado atinar con ellas en un primer nivel de transición. Lo óptimo es arrancar el sistema para alcanzar el formato electrónico y paulatinamente ir automatizando documentos y procesos en aquellos puntos en los que se vaya viendo la conveniencia de automatizar, al igual que se debería de hacer con las integraciones como ya se ha comentado.

El expediente electrónico.

Todas las actuaciones propias y de terceros que tengan relación con la contratación deben ser  archivadas en el expediente electrónico. La suite de PLYCA permite guardar y archivar en formato electrónico todas estas actuaciones.  Esta función se verá más detalladamente en un seminario específico.

Convocatoria de mesa y comisiones.

Los actos colegiados como las mesas y comisiones tienen un tratamiento especial en la suite de PLYCA. Las actuaciones sobre los expedientes suelen ser actuaciones específicas sobre un expediente, incluso actos colegiados (las mesas).Pero hay situaciones en las que una organización trata un conjunto de expedientes para realizar actuaciones concretas. Son las comisiones. La suite de PLYCA incorpora herramientas de gestión para actuar sobre un conjunto de expedientes e incorporar el trámite individualizado para cada expediente, resultado de la comisión en cuestión en cada uno de los expedientes.

Con esta entrada concluimos los temas que entendemos pueden ser más interesantes para entender la tramitación electrónica del expediente en la suite de PLYCA . No obstante, a lo largo del seminario iremos comentando estos temas y trataremos de contestar a todas las preguntas que os surjan.

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¡ Os esperamos !