La seguridad jurídica del expediente electrónico en PLYCA: trámites y documentos

 

Probablemente el elemento esencial al que hay que dotar a la tramitación del expediente electrónico es el de seguridad jurídica.

En esta entrada vamos a tratar de ofrecer todas las herramientas y normas técnicas que la suite de PLYCA incorpora para dotar de seguridad jurídica al expediente de contratación: trámites y documentos.

Para ver las normas técnicas y herramientas de la seguridad jurídica de la suite de PLYCA vamos a dividirlas en varias clases:

  • Del expediente
  • Del procedimiento.
  • De los documentos, mensajes y correos electrónicos.
  • De las notificaciones y registros de entrada.
  • De interoperabilidad y estándares

SEGURIDAD JURÍDICA DEL EXPEDIENTE.

  • Completitud.

El expediente en PLYCA- Expedientes siempre está completo, con todos los trámites y documentos (en papel o electrónico) que se han llevado a cabo, por quién y cuando se han llevado a cabo. También consta en este expediente todas las comunicaciones que se hayan producido con otros sistemas (perfil de contratante, Boletines, Correos electrónicos, …) junto con los metadatos y las trazas que el propio sistema ha producido.

  • Inviolabilidad.

El expediente, exportado o archivado, es inviolable a través del foliado electrónico del expediente siguiendo las técnicas recomendadas por la propia administración pública. Este foliado impide la incorporación o sustracción, cambio o alteración de documentos y trámites dentro del expediente.

  • Verificación de los expedientes.

Se pueden incorporar técnicas de revisión periódica de la verificación y estado de los expedientes electrónicos.  Estas técnicas permiten la prevención de situaciones de posibles estados inconsistentes de los expedientes, normalmente debido a errores de infraestructura (falta de espacio en disco, malfuncionamiento de las memorias, o procesadores…).

SEGURIDAD JURÍDICA DEL PROCEDIMIENTO.

  • Tareas y Tramites

Los procedimientos en la suite de PLYCA tienen la vertiente del motor de reglas o el motor de flujos de tareas. En cualquier combinación, el sistema garantiza la secuencia y prelación de las tareas identificadas como necesarias, bien en el sistema básico o bien en el diseño del manual de calidad que cada organización haya diseñado para su sistema de contratación.

SEGURIDAD JURÍDICA DE LOS DOCUMENTOS

  • Contenidos en editores de texto y plantillas: Se generan los contenidos en función de la voluntad de los usuarios, con ayuda de editores de texto y plantillas de documentos.   
  • Incorporación al expediente de los documentos: Estos documentos generados se incorporar desde los sistemas de los usuarios al sistema PLYCA, para su custodia y compartición en su caso con el resto de usuarios autorizados.
  • Conversión de documentos a formatos planos y normalizados (PDF/A). Se eliminan cualquier elemento que pueda alterar la entrega de los documentos.
  • Firma de los documentos.  Se habilita la firma con las técnicas de “Se firma lo que se ve”, mostrando en el momento del trámite de la firma.
  • Copias auténticas.  Generación de copias auténticas para la convivencia de los formatos papel y electrónico.
  • Verificación de las firmas, de forma que se pueda garantizar que la voluntad del firmante no puede ser alterada.  
  • Verificación de los certificados. Para asegurar la identidad de los firmantes.
  • Conexión con plataformas externas de firma y autoridades de certificación, consiguiendo la universalización del proceso de firma, con independencia del  certificado que se use y de su emisor.
  • Sellado de tiempo, para verificar el momento de la publicación o generación de una acción.  

SEGURIDAD JURÍDICA DE LAS NOTIFICACIONES Y REGISTROS DE ENTRADA

  • Generación de la notificación, desde la gestión de expedientes, en función del procedimiento definido.
  • Comunicación al interesado, utilizando los sistemas de notificación electrónica implantados por la administración (de PLYCA, de Correos, …)  
  • Verificación de la identidad, con los elementos de identificación digital acordados
  • Entrega de la comunicación, con seguridad y de forma fehaciente
  • Plazos y vigencia de la notificación, para conocer cuándo puede continuar el procedimiento, en función de la recepción  o no de la notificación  
  • Consulta y puesta a disposición de las notificaciones, y su gestión asociada
  • Registro de entrada con sellado de tiempo y número de registro.
  • Generación y envío del acuse de recibo
  • Consulta y puesta a disposición de las entradas en registro.

 

SEGURIDAD JURÍDICA EN RELACIÓN A LA INTEROPERABILIDAD Y LOS ESTÁNDARES

La ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos (y empresas) a los servicios del Sector Público ha desarrollado una serie de normas técnicas a partir del Esquema Nacional de Interoperabilidad.  Estas normas técnicas permiten la interoperabilidad de la información, porque marcan los formatos estándares y procedimientos que deben ser utilizados por los sistemas de información que gestionan los servicios públicos.  La suite de PLYCA está incorporando las normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad (documento, firma, expedientes..) que le son de aplicación, así como los estándares que se han promovido recientemente para la relación electrónica con el mercado (anuncio, oferta, pedido, albarán, factura….) por el Centro Europeo de Normalización (CEN BII). 

CONCLUSIÓN

Aunque somos conscientes de que la seguridad jurídica absoluta no es posible solo con los sistemas de información, la suite de PLYCA ha querido dotar de técnicas y herramientas de tecnologías de la información que hacen que el nivel  de seguridad jurídica de todas las actuaciones dentro del expediente de contratación tengan una cota de calidad lo más alta posible, cumpliendo con todas las normas técnicas y jurídicas aprobadas, y además estén en continua evolución para dotar de trazabilidad e inviolabilidad a todas las actuaciones que se realizan en PLYCA.

De lo que sí estamos seguros es que el formato electrónico tiene unas características que permiten dotar de transparencia (siempre que no se ofusquen las actuaciones con complejidades innecesarias), y trazabilidad verificable de forma inmediata, en todas las actuaciones que se realicen con la suite de PLYCA.

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¡ Os esperamos !

 

 

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Comentario por Guillermo Yáñez Sánchez el septiembre 13, 2013 a las 10:08am

La seguridad jurídica electrónica...es el problema CLAVE del empleo de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actividades administrativas (Pág. 17 del "Manual práctico de supervivencia en la Administración Electrónica" de Alberto López Tallón). Técnicamente hay que resolver este problema (algo que creo que ya lo está).

Dejo aquí una presentación en power-point sobre el asunto "clave" de la seguridad jurídica electrónica.

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