La necesaria coordinación entre el que necesita un bien o un servicio y el que sabe cómo contratarlo.

Hoy le quiero dedicar unas líneas a un aspecto fundamental (por lo menos para mí) para conseguir gestionar una contratación pública eficaz.

Hay que partir de que una organización pública sólo puede acudir al mercado cuando existe una necesidad de un bien o un servicio y no tiene recursos propios para satisfacer dicha necesidad.

La necesidad la tienen, en la gran mayoría de los casos, los denominados servicios verticales de las organizaciones, es decir, son otros Departamentos, distintos al que luego gestionará el contrato, los que tienen la necesidad; si no se logra coordinar a los departamentos que tienen la necesidad con el Departamento que sabe cómo tramitar legalmente esa necesidad, el lío está garantizado.

El que tiene la necesidad de un bien o servicio debería tener buena información sobre las respuestas que el mercado ofrece a su necesidad, es decir, surgida la necesidad de un bien o un servicio, y antes de iniciar un proceso de contratación, quién tiene la necesidad debería:
  • Buscar en el mercado empresas que puedan dar respuesta a sus necesidades.
  • Conseguir ofertas y presupuestos que, económica y técnicamente, valoren y describan las posibles respuestas del mercado.
  • Explicitar el conocimiento adquirido y facilitar la información al departamento que gestionará el proceso de adjudicación del contrato.
Conseguida dicha información, los que saben de la contratación administrativa decidirán cómo articular legalmente la licitación de la adjudicación del contrato.

Los órganos de contratación (desde el cual escribo) desconocemos todos esos aspectos, no sabemos el "qué se necesita", el "cuánto cuesta", "el tipo de empresa", "las obligaciones que deberán ser esenciales en el contrato", nosotros sabemos el "cómo conseguirlo", es decir, la forma legal de conseguir satisfacer legalmente esa necesidad y cómo hacerlo de la forma más rápida, sencilla y cómoda posible.

Si no nos coordinamos desde un principio los unos y los otros, la licitación o el posterior contrato puede acabar como el rosario de la aurora.

Si quieres saber más sobre esta necesidad básica de coordinación en un proceso de contratación entre los diferentes departamentos de una organización, pincha aquí.

Mejor dicho y expresado está en el informe 8/02 de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa ..., informe que debería estar muy presente en todos los órganos gestores de contratos.

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