Es bastante habitual en los seres humanos pensar de modo absoluto, o todo o nada, sin tener en cuenta que las transformaciones necesitan esfuerzo y  que los cambios radicales requieren tiempo de adaptación.

En la transición a la licitación electrónica todos los agentes que intervienen (administración y empresas) tienen que adquirir autonomía y competencia en el formato electrónico, y sobre todo poner en marcha los sistemas de información que permiten manejar ese formato electrónico y completar el cambio cultural que este nuevo formato implica.

Todo eso lleva tiempo, lleva esfuerzo, y sobre todo lleva coordinación entre todos los agentes.

Probablemente uno de los mayores errores de la transición es no considerar dos elementos fundamentales en la transición:

-          El alineamiento de toda la organización que va a realizar la transición al formato electrónico. Si no se produce este alineamiento, con la coordinación de todos los involucrados en la transición, y la dirección y monitorización constante de la máxima autoridad dentro de cada autorización, haciendo  cada uno hace la “guerra” por su cuenta, los peligros y los problemas estarán a la orden del día.  (caos interno)

-          Considerar que el mercado reaccionará de forma inmediata y automática a nuestra apuesta por el formato electrónico, sin necesidad de ningún periodo de adaptación. (caos externo)

En esta entrada vamos a tratar el segundo de los problemas. Es decir, el hecho de que tengamos los sistemas preparados para recibir ofertas electrónica, y hayamos publicado las opciones y términos del nuevo procedimiento, no implica que todos los proveedores estarán dispuestos o capacitados para presentar ofertas en formato electrónico.

Por tanto los sistemas de información tienen que permitir la convivencia del formato electrónico y el formato papel, teniendo siempre control de que las ofertas enviadas en electrónico tienen que convivir con ofertas enviadas en papel y esto conlleva, dejar claro ciertas reglas y tener preparados y comprobados  los sistemas de información, y capacitados a todos los agentes que intervienen en el proceso de licitación.

Sobre las reglas mencionadas, estas pueden ser algo así como:

-          Si en un concurso solo pueden enviarse ofertas electrónicas (debe estar claramente informado en el pliego de cláusulas administrativas) y en ese caso, las ofertas en papel no serán aceptadas.

-          Si un concurso solo pueden enviarse ofertas en papel (es lo actual) no habrá opción (sobre electrónico ni dirección electrónica de entrega) para realizar la licitación electrónica para ese concurso.

-          Si un concurso puede admitir ambos formatos de oferta (será lo habitual durante algún -¿bastante?- tiempo) se deberán establecer normas tales como por ejemplo: si hay oferta electrónica esta prevalece sobre  la oferta de papel. Solo puede enviarse una, o varias ofertas electrónicas, pero entonces solo es válida la última, o se invalidan todas las recibidas….

En este periodo de convivencia de las ofertas en papel y en electrónico hay que tener muy controlado el procedimiento y estas reglas que hemos apuntado (las que se determine) serán necesarias para evitar el descontrol y la percepción de improvisación ante el nuevo formato.

La suite de PLYCA está preparada para admitir y controlar la recepción de ofertas en papel, en electrónico y en ambos formatos a la vez, pero hay que establecer normas  de funcionamiento que impidan situaciones de descontrol (caos externo) al igual que hay que alinear a todos los agentes que intervienen en la trasformación y la transición al formato electrónico, para evitar el caos interno.

En la próxima entrada trataremos la convocatoria de mesas, y la evaluación automática de ofertas como parte de la licitación electrónica que precede a la adjudicación y formalización del contrato.

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