La confidencialidad de la oferta es una de las piedras angulares de la licitación electrónica.

Lo primero que hay que conocer es que esta confidencialidad está regulada por los requisitos de la Directiva Comunitaria de compras en el Anexo X de la directiva (permanece sin cambios  en las nuevas directivas propuestas), que dice lo siguiente:

ANEXO X  de la  Directiva Europea de Compras Públicas

REQUISITOS RELATIVOS A LOS DISPOSITIVOS DE RECEPCIÓN ELECTRÓNICA DE LAS OFERTAS, DE LAS SOLICITUDES DE PARTICIPACIÓN O DE LOS PLANOS Y PROYECTOS EN LOS CONCURSOS

Los dispositivos de recepción electrónica de las ofertas, de las solicitudes de participación y de los planos y proyectos deberán garantizar, como mínimo y por los medios técnicos y procedimientos adecuados, que:

a) las firmas electrónicas relativas a las ofertas, a las solicitudes de participación y a los envíos de planos y proyectos se ajusten a las disposiciones nacionales en aplicación de la Directiva 1999/93/CE;

b) pueda determinarse con precisión la hora y la fecha exactas de la recepción de las ofertas, de las solicitudes de participación y de los planos y proyectos;

c) pueda garantizarse razonablemente que nadie tenga acceso a los datos transmitidos a tenor de los presentes requisitos antes de que finalicen los plazos especificados;

d) en caso de violación de esa prohibición de acceso, pueda garantizarse razonablemente que la violación pueda detectarse con claridad;

e) únicamente las personas autorizadas puedan fijar o modificar las fechas de apertura de los datos recibidos;

f) en las diferentes fases del procedimiento de licitación de contratos o del concurso, sólo la acción simultánea de las personas autorizadas pueda permitir el acceso a la totalidad o a parte de los datos presentados;

g) la acción simultánea de las personas autorizadas sólo pueda dar acceso después de la fecha especificada a los datos transmitidos;

h) los datos recibidos y abiertos en aplicación de los presentes requisitos sólo sean accesibles a las personas autorizadas a tener conocimiento de los mismos.

A partir de aquí la suite de productos PLYCA, procura la confidencialidad de las ofertas de extremo a extremo. Desde los sistemas del licitador hasta la apertura de sobres (si hay convocatoria de mesas).  

Las premisas fundamentales que se han seguido son las siguientes:

-          La arquitectura global de la suite PLYCA permite la implementación de las comunicaciones bajo la concepción de sistema a sistema (desde los sistemas del proveedor a los sistemas de la administración). Esto garantiza la confidencialidad extremo a extremo.

-          Las ofertas de los licitadores deben tener dos niveles de confidencialidad que se controlarán de forma independiente:

  • Confidencialidad de los datos del licitador.
  • Confidencialidad del contenido y documentación de las ofertas y solicitudes de participación.

-          La confidencialidad de las ofertas y solicitudes de participación se garantiza por el mecanismo recomendado por CEN BII. (ver Informe sobre Presentación de Ofertas publicado por CEN y en que han participado tanto Nexus IT como la D.G. de Patrimonio del Ministerio de Hacienda (http://www.cen.eu/cwa/bii/specs/Tools/documents/BII3-G-TenderSubmis...).

De una forma muy resumida para no aburrir el proceso es:

  • En el proceso de preparación de los datos del anuncio y antes de enviarlo al perfil de contratante y boletines, se genera un sobre electrónico para el proveedor.
  • Este sobre electrónico contiene agrupados los datos del concurso y los sobres necesarios para preparar la oferta. Cada sobre tiene claves generadas por mecanismos seguros en el momento de la generación de los sobres para el cifrado por parte del licitador de dichos sobres.
  • Cuando el proveedor con el software gratuito de PLYCA-Empresas retira el sobre electrónico, solo tiene que introducir datos y documentos en cada sobre correspondiente para componer su oferta, según las indicaciones que le aparecen en la pantalla.
  • Una vez cumplimentada la oferta en los distintos sobres, se cifran, se comprimen y se envían. El envío se puede realizar mediante un envío en dos fases, Primero la firma y luego el contenido cuando este es muy grande o cuando queda muy poco tiempo para acabarse el plazo de presentación de ofertas y el envío telemático puede llevar más tiempo del que resta para cumplir el plazo de presentación.
  • Recibidas las ofertas en sobre electrónico que contiene a su vez los sobres cifrados, se custodian hasta su apertura por la convocatoria de mesas (si las hay) y la liberación de las claves de cifrado por al menos la firma de dos componentes de la mesa.
  • Este mecanismo es totalmente invisible para el licitador y los usuarios de la suite de PLYCA. Pero puede ser auditado por peritos criptográficos en cualquier momento que un licitador o una autoridad lo pida para atestiguar y garantizar la confidencialidad de las ofertas.

Por último, es conveniente señalar, que el mecanismo y técnicas empleadas para el envío de ofertas con seguridad, confidencialidad y garantía de recepción, está disponible en la suite de PLYCA para intercambiar cualquier tipo de mensaje o documento con los licitadores o en su caso proveedores.

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