La experiencia nos dice que no todo es tecnología y sistemas, sino también organización y buenas prácticas. Por lo que en lo que refiere a la gestión de las ofertas (electrónicas o papel) y en su gestión en PLYCA recordamos algunos aspectos y ejemplos de estas buenas prácticas:

  • PLYCA habilita los servicios telemáticos necesarios para la licitación electrónica.
  • Este aspecto no obliga a que, ni todas las licitaciones sean electrónicas ni todas las ofertas lo sean. Con la normativa actual no se puede restringir al 100% el uso de medios tradicionales en las licitaciones públicas.
  • Para facilitar la licitación electrónica y evitar el “vértigo” que supone a las empresas la utilización de medios telemáticos en procesos de licitación (en los que se podrían producir problemas que no son subsanables), es importante habilitar en los Pliegos, como así se indica en la Disposición adicional decimosexta del TRLCSP, medios alternativos para la presentación de ofertas electrónicas en caso de problemas técnicos o de disponibilidad, y abrir un plazo de 24 horas para su remisión. Un ejemplo de esta posibilidad es la que propone PLYCA gracias a la preparación off-line de la oferta en PLYCA-Empresas y la posibilidad de entrega del resumen digital (HASH) de los sobres por otros medios.
  • Utilizar sistemas extremo a extremo (como lo es la relación entre PLYCA-Empresas y PLYCA-Portal, que no necesitan estar conectados permanentemente en la preparación de una oferta, sino únicamente en el momento de la entrega) minimiza los problemas inherentes a la utilización de la red. Este mismo concepto es el que está detrás de la red PEPPOL de contratación pública en el ámbito europeo.
En el caso de recibir Ofertas en papel, las “mejores prácticas” para su gestión son:
  • Incluir en pliegos la condición de que se presenten (dentro de los sobres papel) copias electrónicas de los documentos firmados en papel. Por ejemplo en un CD, DVD o USB. Estas copias no tienen valor, pero facilitan la labor de estudio e incorporación de la misma al sistema. Esta es una práctica habitual en algunas entidades, especialmente para los sobres B y C.
  • En PLYCA sólo basta relacionar los documentos presentados, y aportar o copia electrónica (la del punto anterior), o escaneado del mismo o diligencia de su ubicación y/o archivo físico. Este último punto es importante porque, por ejemplo, no tiene sentido el escaneado de un Proyecto de Obras que puede ocupar varias “cajas” de papel. O incluso se presentan muestras físicas de objetos que no son digitalizables.
  • Estas copias electrónicas (u originales electrónicos en el caso de que se haya realizado la licitación a través de PLYCA-Empresas) estarán a disposición de los miembros de la mesa (y técnicos asignados) para su estudio, de forma inmediata y simultánea.