El análisis de las compras con PLYCA: El principio de la profesionalización.

El próximo martes 14 de enero a las 10:00 celebramos el quinto webinar de la suite de PLYCA: El análisis de las compras. APUNTATE AQUÍ AL SEMINARIO VIRTUAL

La teoría  está clara (no hay nada más práctico que una buena teoría).

Necesitamos que las trámites y documentos  (estructurados y libres) que forman un expediente de contratación estén en formato electrónico.  Una vez conseguidos los  datos en formato electrónico y estructurados, nos dan la capacidad de analizar la contratación y las compras en su conjunto, y en todas sus dimensiones (gestión, presupuesto, ahorro, inclusión social, medioambiente, innovación…) y además poder generar todos los informes que sobre trazabilidad y trasparencia nos demanden.

Primero tramitación electrónica y después explotación de datos.

Con la tramitación electrónica debemos recuperar tiempo de las personas que buscan papeles, y capacitarles para que puedan protagonizar la profesionalización del servicio de compras. Esta profesionalización va a consistir en ser capaces de gestionar mejor la contratación y las compras, y sobre todo conocer al minuto como se está ejecutando el presupuesto y si se están alcanzando los objetivos estratégicos que se marcaron: el cuadro de mando.

Con esta información obtenida de forma eficiente, los profesionales de la contratación y las compras podrán ayudar a definir y diseñar las políticas públicas que necesitan los políticos. Utilizando siempre objetivos generales que deberán ser matizados: ahorro, eficiencia, ayuda a las pymes, ….. r

Pero para poder obtener datos útiles desde los sistemas transaccionales necesitamos avanzar en tres aspectos fundamentales:

-          El diseño de los cubos multidimensionales  que se van a contemplar en la explotación de datos. Los cubos multidimensionales para sacar información sobre gestión del proceso, ejecución del presupuesto, resultados obtenidos ….

-          Extracción, Trasformación y Carga de datos en una disposición que favorezca la explotación de los datos a través de herramientas de business intelligence.

-          Generación de estadísticas e informes que se  permitan dar respuesta  a la necesidad de información periódica (estadísticas y reportes mensuales, cuadros de mando ..) y realizar aquellas estadísticas o informes específicos que requiera la dirección de cada administración

Con la suite de PLYCA, se obtienen los datos del sistema transaccional y se procede en periodos determinados (diariamente) a los procesos de extractar, trasformar y cargar los datos en los cubos y sus dimensiones correspondientes.

A partir de esta base de datos (en estrella) se pueden aplicar las distintas herramientas de business intelligence que permiten realizar la explotación de datos definida y utilizada por cada administración pública. La suite de PLYCA utiliza para los ejemplos de explotación de datos y cuadros de manda la suite de business intelligence de PENTAHO (open source). 

Una vez hayamos hecho la transición al formato electrónico de la contratación pública, tendremos una serie de capacidades que se generan a partir de dicho formato electrónico:

-          Agilidad.

-          Trasparencia

-          Velocidad

-          Información estadística y de detalle…

-          Cuadro de mando

Todas estas capacidades son la base de la profesionalización del servicio de contratación pública.

Sobre los puntos de análisis, informes y cuadros de mando vamos a tener el próximo seminario virtual de la suite de PLYCA.

Trataremos los tres temas de forma práctica, incluyendo recomendaciones y opciones iniciales más lógicas

-          Análisis estadístico de las distintas dimensiones de la contratación públicas.

  • Gestión:
  • Presupuesto
  • Resultados.

-          Informes detallados de los procesos de contratación por expediente, empresas, fechas,…..

-          Cuadro de mando (son para mandar, no para mirar), en los que apoyar la toma de decisiones y el diseño de políticas públicas alrededor dela contratación pública.

Como siempre la sesión del seminario estará repartida entre una parte de demostración práctica en la que veremos,  estadísticas, informes, y cuadros de mando y otra más complicada sobre preguntas y cuestiones que nos surgen a la hora de poner en marcha esta importante función del servicio de contratación, preguntas tales como:

–      Los datos, la información, el conocimiento, las políticas públicas.. como organizarlo todo desde el primer momento.

–      Los requerimientos exigidos de información y reporte: las preguntas de los políticos y la oposición y como dar respuestas rápidas y aquilatadas.

–      Vertientes principales: informes y análisis  

–      El análisis e informes en su versión básica 

–      El análisis e informes en su versión avanzada: las dimensiones típicas: gestión, presupuesto, .. 

–      Profesionalización y análisis: no podemos profesionalizar el servicio de contratación sin datos fiables y fáciles de obtener. Y para ello el formato electrónico es la única vía: primero expedientes y documentos, luego transacciones electrónicas, para conseguir  información y resultados (cuadro de mandos)

 

Bueno, de esto y de lo que se os ocurra alrededor del análisis de compras, trataremos de dar nuestra  visión de la suite de PLYCA y como siempre escuchar vuestras inquietudes y problemas para tratar de ayudar más y mejor.

 

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Comentario por Guillermo Yáñez Sánchez el enero 7, 2014 a las 2:38pm

Tiene buena pinta, aunque nos suene todavía a chino, todos los gestores de la compra pública deberíamos pensar en cómo tomar decisiones "óptimas" a la hora de gestionar: cuándo licitar, qué duración prever, qué procedimiento legal seguir...y muchas más que ahora las tomamos sin soporte alguno. Si tuviéramos datos y un análisis de datos, esas decisiones serían mejores.

Un saludo.

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