Aviso de Compra Programada: Publicación del Servicio de Contratación de la UAL en Observatorio de Contratación Pública

Desde la Universidad de Almeria han publicado en el observatorio de Contratación Pública,un interesante artículo sobre la utilización de las Redes Sociales en la contratación pública y la introduccion del concepto de aviso de compra programada. Lo considero bastante interesante y por eso os lo traigo a la comunidad..

Un saludo

"La Universidad de Almería, en la actualidad se encuentra inmersa en un programa de mejora de la contratación pública, con el fin de agilizar tanto los trámites administrativos propios de la gestión de sus compras públicas, como otros aspectos tales como la transparencia en el gasto, el ahorro inherente a este tipo de iniciativas, ya cuantificado en numerosas publicaciones, y la implantación de acciones concretas que faciliten la participación de las micro y Pymes en un mercado, el de la contratación pública, tradicionalmente alejado de ellas.

De éste modo, el programa se ha diseñado siguiendo las recomendaciones de la Unión Europea, sobre buenas practicas en contratación publica y tratando de adoptar, dentro por supuesto de la legalidad vigente, las políticas que sobre contratación pública y aplicación de las TIC está publicitando la Unión Europea en las últimas fechas. A la espera del trámite de la revisión de las Directivas Europeas, y su transposición al derecho español, existen múltiples posibilidades e iniciativas que las administraciones podemos acometer, con cierta garantía de éxito, aportando de éste modo nuevas perspectivas prácticas acerca de la conveniencia de éste nuevo impulso que la contratación pública debe afrontar. Porque lo que si es cierto, es que la contratación pública se ha convertido en el centro de las noticias, basta con realizar una búsqueda en Internet para recuperar varias decenas de miles de resultados.

 

Países con economías desarrolladas como Reino Unido, Alemania, etc, y países con economías emergentes, como Guayana, Nigeria, pasando por India, China y la mayoría de los países de Hispanoamérica, tienen, en estos momentos, un denominador común, la atención que le están prestando al impulso económico de las zarandeadas economías tanto nacionales como locales a través de la contratación pública. Resulta imprescindible, por tanto, tratar de mejorar y agilizar el proceso de compra pública, volviendo la vista a la aplicación de nuevas tecnologías que facilitan el tránsito de este tipo de procesos. Porque todos los estudios ya lo dan por hecho, poseemos las soluciones tecnológicas necesarias, solo es necesario incorporar la voluntad política de hacerlo. Así pues debe nacer, de manera natural, la licitación electrónica, como necesidad para participar en nuevos mercados y mejorar el acceso a la misma, en una sociedad que se esfuerza por realizar el “apagón analógico” y reducir la brecha digital entre sus ciudadanos. Por nuestra parte, trataremos de trasladar nuestra experiencia y nuestros pasos, para que todo aquel que se anime, aporte sus ideas y mejoras a este gran proyecto que supone la implantación de la compra pública eficiente.

 

Introducción al concepto de la “Aviso de Compra Programada”.

 

Es por todo ello, que realizar la transición a la licitación electrónica y a la generalización de la utilización de medios electrónicos en el proceso de la compra publica, debe suponer en todo caso, un incremento de la transparencia y rendición de cuentas en los procesos de contratación administrativa. Pero resulta necesario llegar un poco más lejos. Conscientes de ello, en la Universidad de Almería, hemos tratado de potenciar las medidas que aporten a las empresas y a los ciudadanos la transparencia en nuestra gestión de la contratación pública, tratando de llevarla a los máximos niveles en todas las fases de tramitación de los procedimientos.

 

En este momento, en que la Universidad de Almería inicia la transición a la contratación administrativa electrónica (“cero papel”),  nos planteamos como primera iniciativa establecer un protocolo de información temprana de tal forma que las empresas puedan conocer y, en su caso, ir preparando la documentación necesaria para la participación en procedimientos programados por la universidad. En este sentido, hemos analizado con detenimiento por un lado el marco normativo, donde encontramos que el apartado 2. b)  del  Anexo VIII de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios, especifica que “El perfil de comprador puede incluir anuncios de información previa” referidos, entre otras materias a “las compras programadas”,  y por otro se han analizado algunas experiencias parecidas, tales como la del Gobierno Vasco, que cuenta con un sistema de alerta temprana para los procedimientos abiertos. En base a ello, consideramos que un sistema que permita conocer a las empresas con antelación la política de compras de la institución, les facilitará el acceso a la información necesaria para licitar de la forma más fácil posible.

 

La Universidad de Almería es consciente de que, para obtener compras públicas eficientes, es necesario adelantar información a las empresas sobre las compras programadas, para que éstas puedan conocer, antes de la aprobación del expediente de contratación y la publicación de anuncios oficiales, las condiciones técnico-administrativas necesarias para participar como licitadores, a fin de que puedan preparar, recopilar y cumplimentar la documentación administrativa que deberán aportar en la fase de licitación así como formarse y practicar para licitar electrónicamente. Con el sistema de avisos de compras programadas, pretendemos solventar algunas de las dificultades que experimentan las Pymes al participar en procedimientos de contratación pública y que se recogen en el “Código de Buenas Prácticas para facilitar el acceso de las PYMES a los contratos públicos”  (Bruselas, 25.06.2008).

 

De todo lo anterior se desprende la necesidad de adoptar un enfoque en materia de contratación pública más favorable a este tipo de empresas, promoviendo las posibilidades que ofrecen las Directivas y la legislación nacional para facilitar a este tipo de licitadores el acceso a contratos públicos. Este enfoque posibilitará que las empresas conozcan, con una antelación aproximada de treinta días, la futura convocatoria de cualquier proceso de licitación, permitiéndoles de esta forma obtener información acerca del tipo de procedimiento, importe, objeto del contrato y todos aquellos datos que, al comenzar la fase de iniciación del expediente, se conozcan por parte de la universidad y no estén sujetos a aprobación del órgano de contratación. Además, otra ventaja de anunciar los procedimientos con antelación a la publicidad obligatoria, es facilitar a las empresas el tiempo necesario para la preparación de la proposición técnica y económica, mejorando sus posibilidades de realizarlas de forma acorde a las necesidades de la institución y a las posibilidades reales de la empresa.

 

Resulta obvio que si las empresas conocen, con la suficiente antelación, las compras programadas por la Universidad de Almería (pendientes de aprobación), el tipo de procedimiento elegido en cada caso, así como el objeto del contrato y el importe del mismo, podrá durante ese tiempo que transcurre hasta la publicación del anuncio de licitación, preparar la documentación necesaria para el sobre nº 1: “Documentación acreditativa de los requisitos previos”, dejando el plazo de licitación, en el que el licitador ya conoce las prescripciones técnicas del objeto del contrato, para preparar exclusivamente la proposición técnica y económica, sobres nº 2 y nº 3, según los casos.

 

Se trata pues de permitir reorganizar las cargas de trabajo en las empresas, permitiéndonos también a nosotros, una atención más directa y personalizada a los posibles licitadores, lo que conlleva la mejora en los flujos internos y externos de información y en las cargas de trabajo de la propia organización. Si los licitadores disponen de un único plazo, concentrarán sus dudas, tanto de carácter técnico como administrativas en el mismo plazo, obligándoles a redoblar esfuerzos y recursos para poder acometer cada procedimiento. Aumentando las posibilidades de fallos o errores tanto por parte de las empresas como de la propia administración, llegando en algunos casos a inhabilitar la capacidad de la empresa a solicitar aclaraciones o dudas.

 

Creemos que con la publicación de los “avisos de compras programadas” obtendremos dos períodos de tiempo diferentes, de una duración mucho mayor que los plazos habituales, en los que el licitador, podrá consultar en el primero de ellos todas las dudas que la elaboración del sobre nº 1 (documentación administrativa) generen, y en el segundo tramo, las dudas que surjan de la elaboración de las propuestas técnicas y económicas, permitiendo tanto a las empresas como a la institución dedicar todos sus recursos en cada uno de los tramos.

 

Para la implantación de estas medidas, es necesario estandarizar la documentación administrativa a presentar, elaborando plantillas de los documentos requeridos para licitar en cada tipo de contrato. Estas plantillas, con los modelos asociados a los documentos que así lo requieran, se pondrán a disposición de los licitadores de manera permanente en la página Web y servirán también de índice de la documentación a aportar en el sobre nº 1, minimizando mediante ésta práctica, los errores por omisión de documentación, que aun siendo generalmente subsanables, ralentizan las diferentes actuaciones administrativas que el Servicio encargado de la tramitación de la contratación realiza, consiguiendo además cubrir otra de las demandas de las empresas en su acercamiento a la contratación pública, la reducción en los plazos de adjudicación de los procedimientos.

 

Ya el Gobierno Británico, anunciaba a comienzos del año 2012, el compromiso de adjudicar los contratos en el plazo máximo de 120 días, conscientes que la dilación entre la presentación de la oferta por parte del licitador y el momento en el cual debía ejecutar de manera efectiva el objeto del contrato, podría llegar a suponerle una gran penalización, por las variaciones en los precios en el mercado de los diferentes elementos que componen el objeto del contrato. En este marco, la utilización de los avisos de compras programadas, se vislumbra como la solución que permitirá obtener simultáneamente los dos resultados esperados: por un lado, agilizar la fase de adjudicación del contrato, y por otro, ampliar el plazo de que disponen las empresas para estudiar y presentar sus propuestas con antelación suficiente.

 

Con todas estas consideraciones, la Universidad de Almería apuesta por estas medidas y aprovechando el impulso que la Junta de Andalucía, a través del Libro Blanco de las T.I.C. en el Sistema Universitario Andaluz,  concede a la presencia de las Universidades en las redes sociales, publicará el aviso de compra programada en las redes sociales, utilizando la etiqueta #avisocompraprogramada para identificar la publicación de las mismas. Igualmente se publicarán en un área identificada a tal fin en la página Web del Servicio de Contratación, Patrimonio y Servicios Comunes: www.ual.es/contratacion"

 

Dirección original

Observatorio de Contratación Pública

 

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Comentario por Carlos Perez el junio 1, 2012 a las 8:46am

Gracias Guillermo, el mérito es de la gente de la UAL, y trasladare tus comentarios... como ya te he trasladado  en muchas ocasiones cuentas con ellos para lo que necesites.... Un Saludo


Community manager
Comentario por Guillermo Yáñez Sánchez el mayo 29, 2012 a las 11:32am

Muy bien, muy bien, muy bien!!!!!!!! (como en mi trabajo lo que más escucho es "muy mal, muy mal y muy mal"), con esto aprovecho y me libero un poco.

Vais a convertiros en un ejemplo a seguir.

Mañana me acaba el plazo para presentar una historia sobre contratación pública electrónica, como tendré que tocar algo, os voy a empezar a meter como referencia.

Saludos.

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