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Expediente electrónico

Grupo dedicado a la identificación y diseño de los procesos de trabajo de la contratación y a su implantación en un workflow o gestor de expediente para su gestión electrónica.

Ubicación: Diputación Provincial Soria
Miembros: 18
Última actividad: 5 Jul 2013

El expediente electrónico.

1. REGULACIÓN LEGAL.

Voy a subir algo de información que afecta al expediente electrónico. Partiendo de las siguientes premisas:

1. Si un expediente administrativo tradicional (en papel) es el resultado de agregar sucesivamente cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias (cualquier documento), el expediente electrónico deberá ser el resultado de agrupar un conjunto de documentos electrónicos. 2. Un documento electrónico es "información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado" 3. La forma legal para identificar electrónicamente a las personas es la firma electrónica.

Aquí dejo una presentación sobre los documentos electrónicos


Añado otras dos presentaciones sobre la firma electrónica, en su vertiente legal y en su vertiente práctica:



En su vertiente práctica.



Sigo dejando aquí la regulación legal se encuentra en el art. 32 de la Ley 11/2007 que establece que:

1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

2. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda.

Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

3. La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.


Teniendo en cuenta el el principio de seguridad jurídica electrónica (art. 4 f) de la Ley 11/2007) y que dice que: " se exigirá al menos el mismo nivel de garantías y seguridad que se requiere para la utilización de medios no electrónicos en la actividad administrativa." el expediente electrónico debería cumplir, al menos, el mismo nivel de garantías y seguridad, actualmente exigidos.

En el ámbito local, y sobre este asunto, todavía está vigente el Real Decreto 2568-1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales el cual establece lo siguiente:

Art 164.
1. Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
2. Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

Artículo 165.
1. Los expedientes se iniciarán:
De oficio, cuando se trate de necesidades del servicio público o de exigir responsabilidades a los miembros o funcionarios de las Corporaciones Locales.
A instancia de parte, cuando se promueven para resolver pretensiones deducidas por los particulares.

2. Será cabeza del expediente en los primeros el acuerdo y orden de proceder, y en los segundos la petición o solicitud decretada para su trámite.

Artículo 166.
1. Iniciado un procedimiento, la autoridad competente para resolverlo podrá adoptar las medidas provisionales que estime oportunas para asegurar la eficacia de la resolución que pudiera recaer, si existiesen elementos de juicio suficientes para ellos.
2. No se podrán dictar medidas provisionales que puedan causar perjuicios irreparables a los interesados, o que impliquen violación de derechos amparados por las leyes.

Artículo 167.
1. La tramitación de los expedientes se simplificará cuanto sea posible.
2. En ningún caso podrán los funcionarios, ponencias o comisiones abstenerse de proponer, ni la Corporación de resolver a pretexto de silencio, oscuridad o insuficiencia de preceptos legales aplicables al caso.

Artículo 168.
La exposición al público, anuncios, información, audiencia a los interesados, intervención jerárquica superior y demás garantías del procedimiento, se sujetarán a las condiciones y plazos establecidos legalmente.

Artículo 169.
Para el cómputo de todos los plazos se estará a lo dispuesto en la legislación del Estado reguladora del procedimiento administrativo común.

Artículo 170.
Cuando se hayan de desglosar documentos de los expedientes, se hará constar el hecho y se dejará copia autorizada por el jefe de la unidad administrativa correspondiente, en sustitución de aquellos.

Artículo 171.
1. Los expedientes o documentos originales sólo podrán salir de las oficinas por alguna de estas causas:
Que soliciten, mediante escrito, su desglose quienes lo hubieren presentado, una vez que hayan surtido los efectos consiguientes.
Que hayan de enviarse a un organismo público en cumplimiento de trámites reglamentarios o para que recaiga resolución definitiva, y
Que sean reclamados por los Tribunales de Justicia.
2. De todo documento original que se remita se dejará fotocopia o copia autorizada en el archivo.

Artículo 172.
1. En los expedientes informará el jefe de la dependencia a la que corresponda tramitarlos, exponiendo los antecedentes y disposiciones legales o reglamentarias en que funde su criterio.
2. Los informes administrativos, jurídicos o técnicos y los dictámenes de las juntas y comisiones se redactarán con sujeción a las disposiciones especiales que les sean aplicables y se ceñirán a las cuestiones señaladas en el Decreto o acuerdo que los haya motivado.

Artículo 173.
1. Será necesario el informe previo del secretario y además, en su caso, del interventor o de quienes legalmente les sustituyan para la adopción de los siguientes acuerdos:
En aquellos supuestos en que así lo ordene el Presidente de la Corporación o cuando lo solicite un tercio de sus miembros con antelación suficiente a la celebración de la sesión en que hubieren de tratarse.
Siempre que se trate de asuntos sobre materias para las que se exija una mayoría especial.
2. Los informes que se emitan deberán señalar la legislación en cada caso aplicable y la adecuación a la misma de los acuerdos en proyecto.

Artículo 174.
1. Sin perjuicio de los informes preceptivos que deban emitir el responsable de la Secretaría y el responsable de la intervención, el Presidente podrá solicitar otros informes o dictámenes cuando lo estime necesario.
2. Cuando los citados informes o dictámenes sean emitidos por funcionarios de la entidad, éstos no podrán formular minuta ni percibir retribución específica por tal motivo al margen de las previstas en el sistema retributivo aplicable a los funcionarios públicos.
En los demás casos se estará a lo dispuesto en la legislación laboral o civil y en los contratos correspondientes.

Artículo 175.
Los informes para resolver los expedientes se redactarán en forma de propuesta de resolución y contendrán los extremos siguientes:
Enumeración clara y sucinta de los hechos.
Disposiciones legales aplicables y alegación razonada de la doctrina, y
Pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva.

Artículo 176.
Iniciado un expediente, las entidades locales están obligadas a resolverlo expresamente.
No obstante lo anterior, se aplicará la legislación sobre procedimiento administrativo común por lo que se refiere al silencio administrativo.

Artículo 177.
1. Conclusos los expedientes, se entregarán en la Secretaría de la Corporación que, después de examinarlos, los someterá al Presidente.
2. Para que puedan incluirse en el orden del día de una sesión, los expedientes habrán de estar en poder de la Secretaría tres días antes, por lo menos, del señalado para celebrarla.
3. Se dejará copia certificada en el expediente de la resolución adoptada.

Artículo 178.
La caducidad de los expedientes administrativos se regirá por la legislación sobre procedimiento administrativo común.

Artículo 179.
Los expedientes tramitados pasarán periódicamente al archivo y tendrán índice alfabético duplicado en que se exprese el asunto, número de folios y cuantos detalles se estimen convenientes.


Algunos aspectos son totalmente actuales, otros creo que deberían ser interpretados teniendo en cuenta que la realidad social actual no es la de 1986.

Foro de discusión

Qué normativa se aplica al expediente electrónico.

Iniciada por Guillermo Yáñez Sánchez 5 Jul 2013. 0 Respuestas

Sobre esto hay mucho lio. Hay quien se empeña en aplicar la regulación de toda la vida, a del Real Decreto 2568-1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización,…Continuar

La distribución de competencias sobre el "expediente" en la administración local.

Iniciada por Guillermo Yáñez Sánchez 23 Nov 2011. 0 Respuestas

Lo he visto en twitter, está publicado en el blog de espublico. Obviamente se refiere a quién debe hacer qué sobre el expediente de…Continuar

Etiquetas: Competencias, Expediente electrónico

Qué habría que guardar en un expediente electrónico.

Iniciada por Guillermo Yáñez Sánchez 18 May 2010. 0 Respuestas

Lo planteo, porque es una cuestión que tengo. Trabajar con muchas soluciones requiere que al final, en un sitio, tengas todos los documentos y archivos. El problema lo tengo con los certificados…Continuar

Etiquetas: archivo electrónico, expediente electrónico

La regulación legal del expediente electrónico

Iniciada por Guillermo Yáñez Sánchez 11 May 2010. 0 Respuestas

Hola, creo sería bueno aclarar, creo que mejor antes que después, la regulación legal de un expediente electrónico, lo que legalmente debería cumplir.Luego, supongo que abrá que ir adentrándose en…Continuar

Etiquetas: expediente electrónico

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