Comentando capitulo V: "Claves para una contratación pública eficaz". Cómo llevar a cabo un proyecto de contratación pública electrónica.

Continuo leyendo y aprendiendo en el libro "Claves para una contratación pública electrónica eficaz" escrito por Jaime Domínguez-Macaya Laurnaga y publicado por la editorial LA LEY - EL CONSULTOR DE LOS AYUNTAMIENTOS.

 

Como hace ya algún tiempo que no he comentado nada sobre el libro, y para no perder el hilo, recapitulo lo leído y comentado:

  1. El primer capítulo versaba sobre el pilar de la administración electrónica, la firma electrónica.
  2. El segundo capítulo, una vez presentada la firma electrónica, enseñaba a utilizarla.
  3. El tercero, recopilaba la historia sobre la contratación pública electrónica y mostraba hasta  30 modelos de lo que se está haciendo en diferentes países para implantar la contratación electrónica.
  4. El cuarto, iba sobre la regulación de la contratación electrónica en la Ley de Contratos..., aunque mucho está en la Ley 11/2007, que también es de aplicación supletoria.

Quizá sea este, aún faltan dos, el capítulo clave del libro.

 

Llevo unos días relacionándome con miembros de la comunidad y el motivo es que empieza a existir cierta preocupación por el tema "electrónico", ¿qué hacemos?, ¿qué estáis haciendo?, me han ofrecido..., sabes lo que nos hemos gastado!!!.., conversaciones y números que no me atrevo a publicar porque hay algún dato demoledor de lo despacio y lo caro que está saliendo la implantación de la administración/contratación electrónica.

 

Dicho esto y para no seguir desperdiciando el ya escasísimo dinero y el tiempo y el esfuerzo, todo aquel que esté pensando en iniciar una actuación de implantación de contratación pública electrónica debería leer este capítulo, al menos 3 veces y despacio, porque tiene mucha miga.

 

Muchos proyectos de implantación de la administración/contratación electrónica  "acaban como el rosario de la Aurora". Se suele pensar, "con la tecnología, ya está todo arreglado", y eso no es así, nunca es así; ni aún en el hipotético caso de que la tecnología fuese como la de google, la de facebook o la del iphone.

 

Además de la tecnología, hacen falta otras muchas cosas. Si pensamos en euros, la proporción es que de cada euro gastado en tecnología hay que pensar en gastar 9 euros "en otras cosas" (pág. 494), es decir, que si para implantar la contratación electrónica hay que tocar 10 palos, además de la tecnología hay que tocar otros 9 palos. De hacer esas nueve cosas no tecnológicas y hacerlas bien depende el éxito o fracaso de la implantación.

 

El capítulo V toca esos nuevos palos:

  1. Hay que gestionar el cambio, porque "una adecuada gestión del cambio no garantiza el éxito del modelo, pero de lo contrario, una inadecuada planificación del mismo avocará sin ningún genero de dudas al modelo al más rotundo de los fracasos. Es por tanto, una condición necesaria para el éxito, aunque, desgraciadamente, no suficiente", (pág. 471).
  2. Porque en el cambio de la contratación tradicional a la electrónica que hay gestionar muchos riesgos:
    1. La normativa legal que regula la contratación/administración electrónica es muy incipiente y puede variar, (pág.466)
    2. Hay que tener cuidado con la privacidad y confidencialidad, (pág. 467).
    3. Con el desarrollo tecnológico, (pág.467).
    4. Con la disponibilidad del modelo de contratación pública electrónica, (pág. 468).
    5. Con el uso de las aplicaciones telemáticas, (pág. 468).
    6. Con los recursos humanos no formados o inadecuados para el modelo, (pág. 469):
      1. Indiferencia de los directivos de la propia administración.
      2. Indiferencia de los directivos de los técnicos y jefes de las empresas.
      3. Falta de conocimientos y destrezas.
    7. Por falta de conocimiento e información respecto al modelo, (pág. 469).
    8. Con la formación, un elemento crucial (pág. 469).
      1. De la formación interna y externa depende el éxito o el fracaso, (pág. 481).
      2. Tan importante es que debe haber "superusuarios" como José Ignacio Familiar (pág. 483), es decir, "el usuario de cada uno de los servicios que intervienen en la contratación administrativa que está motivado y es avezado en su uso, siendo capaz de abrir camino a la experimentación de las aplicaciones del modelo de contratación pública electrónica de una forma muy resolutiva. Su formación específica no se puede desatender."
  3. Tecnología para la contratación pública electrónica.
    1. El modelo de contratación electrónica abarca toda la actividad contractual, incluyendo, obviamente, los elementos tecnológicos, (pág. 474).
    2. Se necesitan elementos tecnológicos que deben ser autónomos, (pág. 474) y que en el modelo vasco son:
      1. Un gestor de expedientes o workflow, "esta aplicación constituye la aplicación troncal del modelo, ya que de ella se alimentan la mayoría del resto de aplicaciones del sistema, y es la que marca el tiempo de la contratación", (pág. 476).
      2. Registro de licitadores o contratistas, (pág. 477).
      3. Clasificación de empresas, (pág. 477).
      4. Web de registro y clasificación de empresas, (pág. 477).
      5. Registro de contratos, (pág. 478).
      6. Sistema de licitación electrónica, (pág. 478).
      7. Web informativa a licitadores. Perfil de contratante, (pág. 478).
      8. Aplicación de compra y almacenes, (pág. 478).
      9. Web de proveedores, (pág. 478).
      10. Centro de soporte a usuarios, (pág. 479).
      11. Certificación, tarjeta y firma electrónica reconocida, (pág. 480).
      12. Sistema de notificación electrónica, (pág. 480).
      13. Anotación automática en el libro de entradas y salidas de los documentos que se envían, (pág. 480).
      14. Repositorio de consulta de expedientes. ¿Cómo va lo mío?, (pág. 480).
      15. Otros, (pág. 481).
  4. Para gestionar esos riesgos, los que cada organización tenga, hay recomendaciones o buenas prácticas que seguir:
    1. Un plan transparente, (pág. 444).
    2. Un análisis de la rentabilidad de las inversiones (ROI), para conocer las ventajas económicas generadas por la contratación pública electrónica, (pág. 444).
    3. Un plan para gestionar la imprescindible gestión del cambio y de gestionar el cambio de mentalidad de "los letrados de cada organización", los propietarios de este proceso, (pág. 445). Dejo aquí enganchado  "el plan de implantación de la administración electrónica", por si en algo puede servir.
    4. Un programa de adopción de la contratación pública para proveedores, (pág. 445).
    5. Utilizar mensajes electrónicos para automatizar la publicación en el DOUE, (pág. 446).
    6. Asegurar la confidencialidad de la notificación al utilizar el correo electrónico, (pág. 446).
    7. ....
    8. Prestar asistencia a los proveedores durante la presentación de ofertas mediante una interfaz amistosa para el usuario, (pág. 450).
    9. Aplicación del principio de los "4 ojos", (pág. 450).
    10. ... y hasta 38 buenas prácticas que se pueden seguir para gestionar el cambio y neutralizar los riesgos que cada organización tenga en la implantación.
  5. Evaluados los riesgos y analizadas las mejores soluciones, hay que planificar cómo se va a hacer.
    1. Desglose del Plan director de implantación del modelo vasco de contratación pública electrónica, (pág. 471)
    2. Desglose del Plan de detalle de implantación del modelo vasco de contratación pública electrónica, (pág. 472).
  6. Presupuestar la inversión.
    1. El cálculo es de cada euro gastado en tecnología hay que pensar en gastar 9 para todo lo demás, (pág. 494).
  7. Algunos datos de los resultados obtenidos por el modelo Vasco de contratación pública electrónica.
    1. 9 de Octubre del 2005, primera licitación por medios exclusivamente electrónicos en un expediente de 1.200.000,00€, (pág. 471).
    2. Hasta finales de 2008, se han licitado electrónicamente 150 millones de euros, (pág. 473).
    3. Un tercio de las ofertas se presentan por medios electrónicos, (pág. 473).
    4. Formación para empresas:
      1. Se desarrollaron 27 jornadas formativas a las que asistieron 1.500 personas de más de 1.000 empresas, (pág. 482).
      2. Más de 100 cursos con más de 2.200 personas, (pág. 482).
    5. Formación para 261 funcionarios en 34 cursos diferentes, (pág. 483).
    6. Para asegurar la correcta utilización de la firma electrónica en las mesas de contratación (necesarias para la apertura de las ofertas electrónicas), "conviene dotar transitoriamente y durante el periodo de puesta en marcha  de un soporte personal con cualificación informática que les asista directamente y les capacite para que lo puedan realizar sin su ayuda en el futuro", (pág. 489).
    7. Se han editado 14 números de la revista contratación pública electrónica, la revisa Prest, (pág. 486).
    8. Se han editado 24 folletos, (pág. 487).
    9. El 78% de los encuestados valora el sistema de licitación electrónica como bueno o muy bueno, (pág. 474).
    10. El 87% de los encuestados no indica haber tenido problemas al licitar electrónicamente, (pág. 474).
    11. El 70% de los encuestados califica la formación ofertada como buena o muy buena, (pág. 474).
    12. El 80% de los encuestados califica el servicio de soporte como bueno o muy bueno, (pág. 474).

 

En el siguiente capítulo, problemas tecnológicos de la licitación electrónica y soluciones jurídicas.

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